Как сделать эффективным управленческое решение

Автор - Ольга Баева

В любой организации возникает ситуация, когда руководитель вынужден обратиться к подчиненному с распоряжением, которое выходит за рамки служебных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией работника. Например, сотруднику предлагается срочно поехать в незапланированную командировку с определенной миссией, выступить арбитром при решении производственного конфликта, собрать информацию.

Каждый руководитель заинтересован в том, чтобы его поручение было не просто выполнено, а выполнено творчески, с полной отдачей. Только тогда оно и принесет результат. Нередко руководители жалуются на то, что объясняют задание несколько раз, а выполнение показывает, что сотрудник сделал все не так или отнесся к делу формально. Причину этого они видят в том, что работник не до конца их понял или вообще не захотел понять. Что же стоит за такой «непонятливостью»? Анализ невыполнения или формального выполнения распоряжений показывает, что существуют препятствия адекватному восприятию сообщения (неоднозначное истолкование отдельных слов, фраз, пропуск информации из-за невнимательности и т.д.), Но главное, что выяснилось: само понимание распоряжения — необходимое, но недостаточное условие его успешного выполнения. Сотрудник может прекрасно понимать, что от него требуется, но если поручение — не по душе или ему не хочется что-то делать для руководителя — результат выполнения задания будет неутешительным.

Рассмотрим условия, при которых распоряжение будет выполнено заинтересованно — с отдачей.
1. Прежде чем излагать подчиненному распоряжение, следует убедиться в том, что он готов внимательно слушать. Внимания можно и потребовать!
2. Излагать распоряжение нужно на понятном подчиненному языке, с учетом его образовательного и профессионального уровня. Необходимо обратить внимание на обоснованность, последовательность, непротиворечивость информации. Полезно задавать вопросы, чтобы убедиться в том, что задание понято правильно.
3. Нужно удостовериться, что подчиненный понимает смысл распоряжения, т.е. то, как оно способствует решению одной из задач организации. Иногда в этом приходится убеждать.
4. Подчиненный должен понимать, почему с этим распоряжением обращаются именно к нему. И в этом порой тоже приходится убеждать.

Следующий шаг на пути к качественному выполнению распоряжения — удостовериться в том, что сотрудник принимает его, т.е. внутренне согласен выполнить это распоряжение и, более того, заинтересован в его выполнении. Каковы же условия принятия распоряжения?

Прежде всего, оно должно быть в согласии с установками и взглядами подчиненного. Если обнаружатся разногласия, их надо устранить, согласовать позиции. Принятие распоряжения означает и заинтересованность в его выполнении. Руководители не всегда придают значение личностному отношению сотрудника к делу: «Если хочет работать у нас, сделает, что сказано». Но подчинение обстоятельствам — это принуждение. Если человек делает что-то потому, что вынужден, о творческом отношении говорить не приходится. Другое дело, если ему хочется это выполнять. Все люди стремятся делать то, что им приятно, что вызывает положительные эмоции. Психологи открыли механизм возникновения положительных эмоций: он заключается в удовлетворении каких-либо актуальных для человека потребностей. Для того чтобы у сотрудника возникло желание выполнить задание, надо продумать, соответствует ли это выполнение каким-либо его потребностям. Ведь именно возможность их удовлетворить является стимулом заинтересованного отношения к делу.

Многие руководители вздыхают: «Была бы возможность материально заинтересовать — не было бы проблем». Однако исследования психологов показали, что материальный стимул не во всех случаях является определяющим. Да и зачастую нет возможности поощрить сотрудника материально. В каждом конкретном случае могут быть значимы потребности более высоко уровня:

• в самостоятельности
• в повышении квалификации
• в реализации своих способностей
• в творчестве и самовыражении
• в значимости и влиянии, авторитете в своей среде
• в карьерном росте

Выбирая кандидатуру для выполнения распоряжения, руководитель должен учесть не только возможности подчиненного, но и продумать, как преподнести поручение, чтобы пробудить в сотруднике заинтересованность.

Объяснив суть распоряжения и удостоверившись, что оно правильно понято, можно привести доводы, убеждающие подчиненного в том, что выполнить распоряжение в его интересах. Стимулом к выполнению распоряжения могут служить следующие аргументы:

• простор для свободы действий
• повышение профессионального уровня
• возможность себя проявить
• личная причастность к результатам деятельности коллектива
• шансы на повышение
• выполнение этого распоряжения престижно

Убедить — значит вызвать уверенность в истинности каких-либо идей, утверждений. Такая уверенность обычно возникает под воздействием неопровержимых фактов. Убежденность может быть и результатом внушения. Это происходит в случае, когда у руководителя есть авторитет и он говорит решительно, твердо.

При определенных отношениях с подчиненным руководителю и убеждать не приходится: сказано — сделано, да еще с удовольствием! Это тот редкий случай, когда подчиненный относится к руководителю не только с уважением, но и с теплотой, приязнью, и ему хочется выполнить распоряжение не только в интересах дела и своих личных — «для хорошего человека почему не постараться, раз просит!» Не правда ли, заманчиво... Как же нужно вести себя, чтобы получить такое отношение? Для начала вспомним, какого человека мы считаем хорошим. Несмотря на разнообразие ответов, суть их может быть выражена так: того, кто считает хорошими нас, того, кто нас уважает и ценит. И нам трудно относиться с теплотой к тому, кто демонстрирует противоположное отношение. Если руководитель сегодня грубо отчитал подчиненного или небрежно ответил на его приветствие, не вникнув, отклонил просьбу, как он завтра обратится с распоряжением? Отдать приказ он, конечно же, сможет. Но эффективного выполнения вряд ли дождется. Впрочем, это давно известно: если руководитель не умеет ладить с людьми, находить к ним подход, дела у него идут неважно.

О хорошем отношении к нам мы узнаем по определенным признакам. Каждому приятно, когда его внимательно выслушивают, интересуются его делами и при этом доброжелательно смотрят, приветливо улыбаются, выражают поддержку и одобрение. Большинству людей нравится, когда их называют по имени или имени-отчеству. Это дает человеку возможность почувствовать свою значимость, ощутить себя личностью. Возникают положительные эмоции и, естественно. Расположение к источнику этих эмоций — руководителю.

Можно рассмотреть психологические механизмы и других проявлений хорошего отношения. Например, терпеливое и внимательное выслушивание удовлетворяет потребность человека в самовыражении. Добрая улыбка и приветливое выражение лица сигнализируют — «я ваш друг». Друг обеспечивает защищенность, а это удовлетворяет потребность человека в защите. Кроме того, как известно, мы улыбаемся, когда нам хорошо. Если, глядя на подчиненного, руководитель добродушно улыбается, это означает, что ему приятен этот человек. Положительное ответное отношение не заставит себя ждать. Итак, желание выполнять распоряжение появляется, если подчиненный чувствует к себе уважение, осознает себя не винтиком, а личностью, которой предстоит решить важное дело.

Все вышесказанное известный специалист по психологии управления А.Панасюк сформулировал в виде законов психологии управленческого общения и заповедей руководителя. Эффективность этих рекомендаций подтвердила практика.

Законы психологии управленческого общения

Понять — это еще не означает принять.

При прочих равных условиях люди легче принимают позицию того человека, к которому хорошо относятся, И наоборот, труднее принимают (а часто отвергают) позицию того человека, к которому испытывают неприязнь.

Я согласен с тем, что хорошее отношение подиненных к руководителю необходимо для успешной работы.

Заповеди руководителя:

1. При общении со своими подчиненными я буду как можно чаще произносить вслух их имя.
2. Я знаю, что улыбка располагает к человеку. Поэтому при общении со своими подчиненными я буду всегда иметь доброе и приятное выражение лица, легкую улыбку.
3. Я знаю, что людям приятны слова поддержки. Поэтому я буду чаще обращать внимание на достижения моих подчиненных.
4. Я знаю, что люди хорошо относятся к тому, кто их выслушивает. Поэтому при общении со своими подчиненными я всегда буду выступать в роли терпеливого и внимательного слушателя.
5. Я знаю, что людям приятно, когда говорят об их увлечениях и заботах. Поэтому я буду использовать любую возможность поговорить с подчиненными о том, что их волнует.